1. Rollen
De klant is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die hij in Zyncpaint verwerkt over eigen klanten, medewerkers, leveranciers en andere betrokkenen. Zyncport B.V. is voor die gegevens verwerker. Voor eigen account-, facturatie-, beveiligings- en bedrijfsgegevens kan Zyncport B.V. zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.
2. Onderwerp en duur
De verwerking vindt plaats om Zyncpaint te leveren gedurende de looptijd van de overeenkomst en zolang verwerking daarna nodig is voor verwijdering, export, herstel, wettelijke bewaarplichten of afwikkeling.
3. Aard en doel van de verwerking
De verwerking kan bestaan uit opslaan, ordenen, raadplegen, wijzigen, beveiligen, back-uppen, verzenden, exporteren en verwijderen van gegevens die nodig zijn voor projectbeheer, planning, uren, teambeheer, offertes, documenten, communicatie en gekoppelde functies.
4. Categorieën persoonsgegevens en betrokkenen
Het kan onder meer gaan om namen, zakelijke en particuliere contactgegevens, adressen, projectinformatie, foto’s, afspraken, uren, werkzaamheden, documenten, notities en gegevens over medewerkers. Betrokkenen kunnen klanten van de klant, prospects, medewerkers, ingehuurde krachten en contactpersonen bij leveranciers zijn.
5. Instructies
Zyncport B.V. verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructies van de klant, waaronder het normale gebruik van Zyncpaint en de instellingen die de klant in de applicatie kiest, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist.
6. Geheimhouding
Personen die onder verantwoordelijkheid van Zyncport B.V. toegang hebben tot klantgegevens zijn gehouden aan vertrouwelijkheid en krijgen alleen toegang voor zover dat nodig is voor hun taak.
7. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder toegangscontrole, scheiding van bedrijfsomgevingen, versleutelde verbindingen, veilig beheer van secrets, logging, beperkte beheerrechten en beveiligingsupdates.
8. Subverwerkers
De klant geeft algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers die nodig zijn om Zyncpaint te leveren. De belangrijkste categorieën zijn cloudhosting, database en authenticatie, e-mail, billing en technische infrastructuur. Op dit moment kunnen daar onder meer Supabase, Vercel, Resend, Zyncbooks en Stripe onder vallen.
Bij een materiële wijziging in subverwerkers die relevant is voor persoonsgegevens, informeren we zakelijke klanten via de dienst, e-mail of een bijgewerkte lijst.
9. Doorgifte buiten de EER
Wanneer een leverancier persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, zorgen we dat daarvoor een geldige doorgiftegrond bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen.
10. Verzoeken van betrokkenen
We ondersteunen de klant, voor zover redelijk en technisch mogelijk, bij verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Als een verzoek rechtstreeks bij ons binnenkomt en duidelijk ziet op klantdata, verwijzen we de betrokkene in beginsel naar de klant.
11. Datalekken
Als we een inbreuk in verband met klantgegevens vaststellen, informeren we de klant zonder onredelijke vertraging zodra voldoende informatie beschikbaar is. We verstrekken relevante informatie waarmee de klant zijn wettelijke verplichtingen kan beoordelen en uitvoeren.
12. DPIA en toezicht
We verlenen redelijke medewerking aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of overleg met een toezichthouder wanneer de verwerking via Zyncpaint dat vereist en de klant daarvoor voldoende informatie verstrekt.
13. Verwijderen en retourneren
Na beëindiging verwijderen of retourneren we klantgegevens volgens de beschikbare export- en verwijderprocessen, tenzij wettelijke bewaarplichten of noodzakelijke back-upcycli tijdelijk verdere opslag vereisen.
14. Controle
Op redelijk verzoek verstrekken we informatie die nodig is om naleving van deze verwerkersovereenkomst aan te tonen. Een fysieke of technische audit vindt alleen plaats wanneer de aangeleverde informatie onvoldoende is, met redelijke voorafgaande kennisgeving en zonder de veiligheid of vertrouwelijkheid van andere klanten te schaden.